ตามกฎทั่วไปค่าใช้จ่ายในการเดินทางจะหักเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจได้ตราบเท่าที่ค่าใช้จ่ายดังกล่าวได้รับการพิจารณาจาก IRS ว่าเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจปกติและจำเป็นภายใต้ (IRC มาตรา 162) แต่เมื่อคุณต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเดินทางนอกสหรัฐอเมริกานั่นคือตอนที่กฎต่างๆเริ่มเปลี่ยนไป อย่าคิดว่าค่าเดินทางต่างประเทศของคุณสามารถหักลดหย่อนภาษีได้ 100% และที่ดีกว่านั้นควรปรึกษากับ CPA ของคุณในระหว่างขั้นตอนการวางแผนการเดินทางไปต่างประเทศเพื่อเพิ่มโอกาสในการลดหย่อนภาษีให้มากที่สุด
กฎทั่วไปเกี่ยวกับค่าเดินทาง:
โดยปกติค่าใช้จ่ายในการเดินทางจะรวมถึงค่าใช้จ่ายประเภทต่อไปนี้ที่เกี่ยวข้องกับการพักค้างคืนอย่างน้อยหนึ่งครั้ง (เช่นกรณีที่ต้องนอนหลับขณะไม่อยู่บ้าน):
1. ค่าใช้จ่ายในการขนส่ง – การขนส่งรวมถึงเครื่องบินรถไฟรถบัสรถยนต์หรือเรือระหว่างบ้านและปลายทางธุรกิจของคุณ นอกจากนี้ยังรวมถึงรถประจำทางแท็กซี่และรถลีมูซีน
2. ค่าสัมภาระและค่าขนส่ง – หมวดหมู่นี้รวมถึงค่าใช้จ่ายในการส่งสัมภาระตัวอย่างเอกสารแสดงผลระหว่างสถานที่ทำงานประจำและชั่วคราว
3. ค่าที่พัก – ค่าใช้จ่ายดังกล่าวรวมถึงค่าที่พักค้างคืนและค่าที่พักชั่วคราว
4. ค่าอาหาร – ค่าอาหารที่อนุญาต ได้แก่ ค่าอาหารเครื่องดื่มทิปและภาษี หากมื้ออาหารมีสิทธิ์ได้รับการลดหย่อนภาษีพวกเขาอาจหักได้ 50% หรือ 100% มื้ออาหารระหว่างพนักงาน / นายจ้างโดยทั่วไปจะไม่หักลดหย่อนเว้นแต่จะพิสูจน์วัตถุประสงค์ทางธุรกิจได้ ในกรณีที่มีจุดประสงค์ทางธุรกิจอาหารสามารถลดหย่อนภาษีได้ 50% อาหารยังรวมถึงอาหารที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าซึ่งมีการพูดคุยทางธุรกิจ (หัก 50%)
นอกจากนี้ยังอนุญาตให้รับประทานอาหารที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางเพื่อธุรกิจซึ่งรวมถึงการพักค้างคืน (หักได้ 50% หากการเดินทางค้างคืนเกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางสังคมหรือสันทนาการที่นายจ้างให้การสนับสนุนค่าอาหารจะถูกหักออก 100% หากมื้ออาหารนั้นเกี่ยวข้องกับกิจกรรมส่งเสริมการขาย ที่มีให้โดยธุรกิจต่อสาธารณะค่าใช้จ่ายดังกล่าวหักได้ 100%
5. การทำความสะอาด – หมวดหมู่นี้รวมถึงค่าซักแห้งและค่าซักรีดที่เกิดขึ้นระหว่างการเดินทางของคุณ
6. ค่าโทรศัพท์ – ค่าโทรศัพท์ทางธุรกิจค่าแฟกซ์หรือค่าสื่อสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางเพื่อธุรกิจจะหักลดหย่อนได้
7. ทิปที่จ่ายสำหรับค่าใช้จ่ายในการเดินทางทุกประเภทสามารถนำไปหักลดหย่อนภาษีได้
8. อื่น ๆ – ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางเพื่อติดต่อธุรกิจอาจรวมถึงค่าอินเทอร์เน็ตค่าเช่าคอมพิวเตอร์ค่าเช่าอุปกรณ์วัสดุสิ้นเปลือง ฯลฯ
ค่าเดินทางต้องเป็นค่าใช้จ่ายชั่วคราวตามธรรมชาติ สิ่งนี้หมายความว่าระยะเวลาการเดินทางต้องไม่เกินหนึ่งปี หากการเดินทางเป็นเวลานานกว่าหนึ่งปีค่าเดินทางทั้งหมดจะไม่สามารถหักลดหย่อนได้
กฎพิเศษ:
1. ข้อตกลง – เพื่อให้ต้นทุนการเดินทางที่เกี่ยวข้องกับอนุสัญญาสามารถนำไปหักลดหย่อนภาษีได้ค่าใช้จ่ายดังกล่าวจะต้องเกี่ยวข้องโดยตรงกับธุรกิจของ บริษัท ของคุณและจะต้องเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของ บริษัท ของคุณ อนุญาตให้มีการประชุมนอกทวีปอเมริกาเหนืออย่างไรก็ตามมีการทดสอบความสมเหตุสมผลที่ต้องปฏิบัติตาม ความสมเหตุสมผลขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการประชุมกิจกรรมที่เกิดขึ้นในการประชุมกิจกรรมของผู้สนับสนุนที่อยู่อาศัยของผู้ให้การสนับสนุนและข้อเท็จจริงที่เป็นสาระสำคัญและสถานการณ์อื่น ๆ ที่กรมสรรพากรจะพิจารณาในการพิจารณาสิทธิ์ในการลดหย่อนภาษี
2. อนุสัญญาเรือสำราญ – หากการประชุมเป็นไปตามการทดสอบวัตถุประสงค์ทางธุรกิจตามปกติและจำเป็นและการทดสอบความสมเหตุสมผลกรมสรรพากรจะอนุญาตให้หักภาษีได้เท่ากับ 2,000 เหรียญสหรัฐต่อคนต่อปีสำหรับค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่เกี่ยวข้องกับการประชุมเรือสำราญเป็นเวลานาน เนื่องจากเรือลำนี้เป็นเรือธงของสหรัฐอเมริกาและท่าเรือทั้งหมดตั้งอยู่ในสหรัฐอเมริกาหรือในทรัพย์สินของเรือ ในการหักค่าใช้จ่ายในการเดินทางตามการประชุมเรือสำราญธุรกิจจะต้องแนบข้อความเป็นลายลักษณ์อักษรสองฉบับในการคืนภาษี คำชี้แจง # 1 ต้องลงนามโดยเจ้าของธุรกิจ ข้อความนี้ระบุจำนวนชั่วโมงในแต่ละวันที่อุทิศให้กับกิจกรรมทางธุรกิจจำนวนวันทั้งหมดของการเดินทางและโปรแกรมของกิจกรรมทางธุรกิจบนเรือ คำชี้แจง # 2 ต้องลงนามโดยเจ้าหน้าที่ขององค์กรการประชุมเรือสำราญและระบุตารางเวลาโดยละเอียดของการประชุมและจำนวนชั่วโมงที่ผู้เสียภาษีเข้าร่วม
3. การเดินทางนอกสหรัฐอเมริกา – อนุญาตเฉพาะค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับวันที่ดำเนินธุรกิจเท่านั้นที่สามารถหักภาษีการเดินทางได้ วันทำการรวมวันที่ใช้ในการเดินทางไปและกลับจากจุดหมายปลายทางของธุรกิจ วันที่ใช้ในกิจกรรมที่ไม่ใช่ธุรกิจจะไม่นับเป็นวันทำการ วันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดถือเป็นวันทำการหากอยู่ระหว่างวันทำการ ในกรณีที่ส่วนหนึ่งของการเดินทางต่างประเทศรวมถึงวันที่ไม่ใช่วันทำการค่าเดินทางจะต้องคิดตามสัดส่วนโดยหารจำนวนวันทำการด้วยจำนวนวันทั้งหมด นี้
เปอร์เซ็นต์จะถูกนำไปใช้กับต้นทุนการเดินทางทั้งหมดเมื่อมาถึงการหักค่าใช้จ่ายการเดินทางที่หักลดหย่อนภาษีได้
